Privacybeleid

Wie we zijn

ClusterFit is een trainingsapp die je helpt je voor te bereiden op de fysieke keuring voor de Nederlandse krijgsmacht (Defensie) en die je helpt algemeen te trainen.

ClusterFit wordt aangeboden door [nog te bevestigen: naam van de aanbieder van ClusterFit], [nog te bevestigen: postadres] (registratie: [nog te bevestigen: KvK-nummer]). [nog te bevestigen: naam van de aanbieder van ClusterFit] is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid.

ClusterFit is onafhankelijk. Het is niet verbonden aan en niet goedgekeurd door het Ministerie van Defensie.

Vragen over je privacy: [email protected].

Waar dit beleid over gaat

Dit beleid geldt voor de ClusterFit-app, de ClusterFit-server waarop je account staat, de e-mails die ClusterFit je stuurt en de webpagina's waarnaar die e-mails en dit beleid verwijzen.

Wat we verzamelen

We bewaren alleen wat je zelf in de app invult en wat nodig is om je account te laten werken en te beveiligen:

• Account: je naam (een voornaam of bijnaam is prima), je e-mailadres en je wachtwoord. Het wachtwoord bewaren we alleen als onomkeerbare hash; wij kunnen het niet lezen.
• Accountstatus: of en wanneer je e-mailadres is bevestigd; tijdens het wijzigen van je e-mailadres het nieuwe adres, een gehashte eenmalige code en wanneer die verloopt; wanneer je account is aangemaakt en voor het laatst gewijzigd.
• Profiel (optioneel): je belangrijkste trainingsdoel en het Defensie-cluster (1 tot en met 6) waarvoor je je voorbereidt. ClusterFit vraagt niet naar je lengte, lichaamsgewicht of streefgewicht en heeft geen gewichtslog. Waarden die in een eerdere versie van de app zijn ingevuld of vastgelegd, zijn verwijderd.
• Training: de trainingsplannen die je maakt (naam, beschrijving, oefeningen, doelen en notities), oefeningen die je zelf toevoegt (naam, categorie, materiaal en hoe ze worden gemeten), de workouts die je vastlegt (naam, begin- en eindtijd, oefeningen en sets met herhalingen, getild gewicht, duur of afstand), doelen die je instelt en workoutnotities die je typt. Notities zijn vrije tekst voor informatie over je training: de app vraagt je geen gevoelige medische of gezondheidsinformatie in te vullen, en ClusterFit gebruikt notities alleen om ze aan jou te tonen.
• Programma's en planning: de trainingsprogramma's die je start, hun startdatum, hoe je hun schema indeelt en de workouts die je plant, afrondt, overslaat of annuleert.
• Militaire testen: de resultaten die je vastlegt voor de onderdelen van de Defensie-keuring (zoals afstanden, tijden, herhalingen en voltooide houdingen), met het cluster, de datum, herkansingen en de testronde waar ze bij horen. ClusterFit berekent daaruit geslaagd of niet geslaagd; het is je eigen registratie, geen officiële uitslag.
• Voortgang en badges: de badges die je verdient, wanneer je ze verdiende en of de app ze je al heeft laten zien. Voortgangsoverzichten en geschiedenis worden berekend uit de gegevens hierboven en niet apart bewaard.
• Beveiligingsgegevens: een inlogtoken per apparaat waarop je inlogt (bewaard als hash, met het moment waarop het voor het laatst is gebruikt), codes om je wachtwoord te herstellen (bewaard als hash) en kortlevende tellers tegen misbruik.
• Serverlogs: technische registraties van verzoeken en fouten, waarin je IP-adres, type apparaat en browser en bij fouten je accountnummer kunnen staan. Foutlogs leggen vast waar en waarom iets misging (een verzoek-ID, het soort verzoek, het fouttype en de status), niet wat je hebt ingevuld: ingevulde waarden zoals notities, wachtwoorden, e-mailadressen, inlogtokens en links uit onze e-mails worden verwijderd voordat er iets in wordt geschreven.

Bij elk verzoek stuurt de app de tijdzone van je apparaat en de taal waarin je de app gebruikt mee, zodat datums en e-mails voor jou kloppen. We gebruiken ze alleen voor dat verzoek en bewaren ze niet bij je account.

ClusterFit bevat geen advertenties, analyse- of trackingtools. De app gebruikt je locatie, contacten, camera, foto's en gezondheidsapps niet, en gebruikt geen pushnotificatietokens.

Gegevens over je gezondheid

Een deel van wat je vastlegt kan iets zeggen over je fysieke conditie en kan onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) als gezondheidsgegevens gelden: vooral je resultaten van de militaire testen en de gewichten, tijden en afstanden die je in de loop van de tijd vastlegt. Ook notities die je typt zouden zulke informatie kunnen bevatten als je ervoor kiest die op te schrijven, al vraagt de app je dat niet te doen.

Al deze gegevens zijn optioneel. Jij bepaalt of je ze invult. Ze worden alleen gebruikt om ze aan jou te tonen en om je voortgang, planning, gereedheid en badges te berekenen, en nooit voor advertenties of voor doelen van anderen. Je kunt je profiel altijd wijzigen, workouts verwijderen of je hele account verwijderen.

Wat op je apparaat blijft

Je inlogtoken, taalkeuze, herinneringsinstellingen en een paar weergavevoorkeuren (zoals welke onderdelen van Planning open staan) staan in de beveiligde opslag van je apparaat. Je herinneringsinstellingen en weergavevoorkeuren worden nooit naar ons gestuurd; je taalkeuze gaat alleen mee met verzoeken, zoals hierboven beschreven. Uitloggen verwijdert het token en geplande herinneringen, maar bewaart die voorkeuren voor je volgende gebruik. Op Android verdwijnen SecureStore-waarden als je de app verwijdert; op iOS kunnen waarden in de Sleutelhanger blijven staan als je de app later met dezelfde bundle-ID opnieuw installeert.

Herinneringen

Trainingsherinneringen zijn lokale meldingen: de app plant ze op je apparaat op basis van je planning. Ze staan uit tot je ze aanzet, en je apparaat vraagt eerst om toestemming. Er wordt geen pushdienst gebruikt en er gaat niets over je herinneringen naar ons of naar anderen.

Een herinnering kan de naam van een programmatraining of militaire test op je vergrendelscherm tonen. Namen van workouts die je zelf hebt gemaakt, worden nooit getoond. Zet herinneringen uit via Profiel > Herinneringen of in de instellingen van je apparaat.

E-mails die we sturen

We sturen alleen e-mails over je account, nooit marketing:

• een link om je e-mailadres te bevestigen (60 minuten geldig);
• een link om je wachtwoord te herstellen (60 minuten geldig, één keer te gebruiken);
• een melding als je wachtwoord is gewijzigd;
• een link om een nieuw e-mailadres te bevestigen, en een melding aan je vorige adres zodra het is gewijzigd;
• een bevestiging aan het adres van het account zodra je account is verwijderd.

E-mails zijn in de taal van je app. Ze worden verstuurd door onze e-mailprovider, die verzendlogs [nog te bevestigen: bewaartermijn logs van de e-mailprovider] bewaart.

Waarom we je gegevens gebruiken

• Om je account aan te maken en de functies van ClusterFit te leveren (workouts vastleggen, trainingsplannen, programma's, planning, herinneringen, militaire testen, voortgang en badges). Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Om de account-e-mails hierboven te sturen en accounts te beveiligen: gehashte wachtwoorden en codes, andere apparaten uitloggen na een wachtwoordwijziging, limieten tegen misbruik en logs om fouten en misbruik te onderzoeken. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG).
• De optionele gezondheidsgegevens hierboven verwerken we alleen omdat jij ervoor kiest ze vast te leggen, voor de functies waar ze bij horen.
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld als een instantie rechtmatig om gegevens mag vragen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben. Het resultaat geslaagd of niet geslaagd bij een test is een berekening voor je eigen informatie.

Wie je gegevens verwerkt

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor advertenties. Alleen deze dienstverleners verwerken ze in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst:

• Hosting: OVHcloud. Draait de server en database waarop je account staat.
• E-mailverzending: OVHcloud Zimbra. Verstuurt de account-e-mails.

Apple en Google verspreiden de app en leveren de apparaatfuncties die hij gebruikt (beveiligde opslag en lokale meldingen). Hun eigen privacyvoorwaarden gelden voor je gebruik van hun stores en apparaten.

Sommige oefenuitleg verwijst naar bronnen op andere websites. Als je er een opent, geldt het privacybeleid van die website.

We geven alleen gegevens aan anderen als de wet dat verplicht.

Doorgifte buiten de EER

[nog te bevestigen: of gegevens de EER verlaten]

Hoe lang we je gegevens bewaren

• Account-, profiel-, trainings-, planning-, test- en badgegegevens: zolang je account bestaat. Inactieve accounts worden niet automatisch verwijderd.
• Inlogtokens: tot je op dat apparaat uitlogt, je wachtwoord wijzigt (andere apparaten) of herstelt (alle apparaten), of je account verwijdert.
• Links om je e-mailadres te bevestigen: 60 minuten. Herstelcodes voor je wachtwoord: 60 minuten, of tot ze gebruikt zijn.
• Tellers tegen misbruik: een paar minuten.
• Serverlogs: 30 dagen. Databaseback-ups: 30 dagen.

Als je je account verwijdert, worden de hierboven genoemde accountgegevens direct uit de live database verwijderd. Bestaande kopieën in back-ups en logs verdwijnen wanneer die na de termijnen hierboven worden overschreven.

Beveiliging

De app communiceert met onze server via een versleutelde verbinding (HTTPS). Wachtwoorden en codes worden gehasht opgeslagen. Op je apparaat staat het inlogtoken in de beveiligde opslag van het besturingssysteem. Als je je wachtwoord wijzigt, worden je andere apparaten uitgelogd, bij herstellen alle apparaten, en links in e-mails verlopen. Geen enkel systeem is volledig veilig; als we een datalek ontdekken dat een risico voor je vormt, informeren we jou en de toezichthouder zoals de wet vereist.

Je rechten

Onder de AVG heb je recht op inzage en correctie en, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, op verwijdering, beperking van of bezwaar tegen de verwerking en op ontvangst van door jou verstrekte gegevens in een overdraagbaar formaat.

Veel daarvan regel je zelf in de app: je profiel bekijken en corrigeren, workouts verwijderen en je account verwijderen via Profiel > Accountinstellingen. Voor al het andere, zoals een kopie van je gegevens, mail je [email protected]. We reageren zonder onnodige vertraging en normaal binnen een maand. De AVG staat bij een ingewikkeld verzoek of veel verzoeken maximaal twee extra maanden toe; als dat geldt, laten we je dat binnen de eerste maand weten. We kunnen je vragen te bevestigen dat het verzoek van de accounthouder komt.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming, met name in het EU-land waar je woont, werkt of waar volgens jou de inbreuk plaatsvond. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Leeftijd

ClusterFit is bedoeld voor mensen van [nog te bevestigen: minimumleeftijd] jaar en ouder. Merk je dat een jonger kind een account heeft gemaakt, neem dan contact op via [email protected]; dan verwijderen we het.

Wijzigingen in dit beleid

Als ClusterFit anders met persoonsgegevens omgaat, passen we dit beleid en de datum aan. Als de wet voorafgaande informatie of een nieuwe keuze van jou vereist, geven we die voordat de wijziging ingaat.

Contact

[nog te bevestigen: naam van de aanbieder van ClusterFit], [nog te bevestigen: postadres]. Privacy: [email protected]. Andere vragen: [email protected].